W dzisiejszych czasach liczy się wysoka konkurencyjność. Dlatego wiele firm dąży do optymalizacji procesów. Pomaga w tym elektroniczny obieg dokumentów. W tym artykule dowiesz się, na czym polega elektroniczny obieg dokumentów w firmie,jakie płyną korzyści z jego wdrożenia oraz na co należy zwrócić uwagę podczas digitalizacji. 

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Elektorniczny obieg dokumentów polega na digitalizacji dokumentacji firmowej. Osiąga się ją na dwa sposoby:

  • w miarę możliwości wystawia się dokumenty w formie elektronicznej,
  • dokumenty papierowe skanuje się i wgrywa do systemu.

Niezbędnym elementem jest system elektronicznego obiegu dokumentów. To nowoczesne oprogramowanie, które posiada liczne usprawnienia ułatwiające zarządzanie dokumentami.

Systemy informatyczne posiadają szereg usprawnień, które ułatwiają obieg faktur. Są wyposażone np. w systemy OCR, które automatycznie rozpoznają tekst na dokumentach, automatyzują przepływ dokumentów.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Proces elektronicznego obiegu dokumentów powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Nowoczesne systemy pozwalają zoptymalizować workflow tak, żeby było zgodne z funkcjonowaniem organizacji.

Najczęściej składa się z kilku etapów:

  • utworzenie dokumentu elektronicznego – następuje poprzez utworzenie e-dokumentu, otrzymanie e-dokumentu lub skan,
  • rozpoczęcie workflow – proces obiegu może wyglądać różnie w zależności np. od rodzaju dokumentu,
  • weryfikacja dokumentu i podejmowanie decyzji dotyczących jego dalszego przetwarzania,
  • przekazanie dokumentu do kolejnego etapu lub zakończenie procesu i archiwizacja.

Jakie korzyści płyną z elektronicznego obiegu dokumentów?

Im większe jest przedsiębiorstwo i więcej dokumentów przetwarza, tym system obiegu dokumentów niesie większe korzyści. Jednocześnie nawet niewielkie firmy mogą wiele zyskać dzięki digitalizacji.

Jakie są największe zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

  • Oszczędność czasu i kosztów – elektroniczny obieg dokumentów pozwala znacznie skrócić czas przetwarzania dokumentów. To z kolei przekłada się na oszczędności – pracownicy mogą skupić się na ważniejszych zadaniach, które ciężej zautomatyzować.
  • Bezpieczeństwo – minimalizuje się ryzyko błędów ludzkich. Dzięki temu zmniejsza się prawdopodobieństwo zniszczenia lub zgubienia dokumentów. Pliki cyfrowe można także zabezpieczyć hasłami, ustawić uprawnienia dostępu do dokumentów.
  • Łatwiejsza archiwizacja i zarządzanie – przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej jest łatwiejsze. Dodatkowo szybsze jest wyszukiwanie dokumentów. W e-archiwum nie trzeba znać ich dokładnego położenia, można wyszukać plik np. po nazwie lub zawartości.
  • Optymalizacja procesów – elektroniczny system zarządzania dokumentami można automatyzować dzięki narzędziom takim jak platforma Ferryt, platforma Workflow. Znacząco ułatwia to kontrolę przepływu informacji w firmie czy sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się dany plik. To pozwala optymalizować procesy biznesowe.
  • Dostęp z każdego miejsca na świecie – coraz popularniejsza jest praca zdalna. System do elektronicznego obiegu dokumentów ułatwia dostęp do zasobów pracownikom z każdego miejsca. Pozwala do także efektywnie pracować firmom, które posiadają swoje oddziały w różnych miastach.

Czy elektroniczny system do obiegu dokumentów jest bezpieczny?

Zwolennicy tradycyjnego obiegu dokumentów zwracają uwagę, że elektroniczny obieg dokumentów księgowych i innych ważnych umów w firmie jest mniej bezpieczny niż klasyczny system.

Takie rozwiązanie miałoby być narażone np. na ataki hakerskie, czy też nieautoryzowany wyciek danych. Jednak czy aby na pewno tak jest?

Największym zagrożeniem dla bezpieczeństwa firmy są jej pracownicy. Nie oznacza to, że będą oni umyślnie skanowali dokumenty i wysyłali je konkurencji. Po prostu mogą najzwyczajniej w świecie zgubić dokument lub zapomnieć np. zaksięgować faktury kosztowe.

Niedopatrzenie pracowników może prowadzić do zbędnych zawirowań w firmie. Natomiast elektroniczny obieg dokumentów w firmie optymalizuje procesy i pozwala zautomatyzować procedury. Dzięki temu system jest mniej narażony na błędy ludzkie.

Dodatkowo istnieją różne rozwiązania, które pozwalają kontrolować dostęp zarówno do poszczególnych dokumentów, jak i całego systemu. Umożliwiają także monitoring kto, gdzie i kiedy otwierał dany plik oraz jakie działania z nim podejmował.

To wszystko sprawia, że digitalizacja jest bezpieczniejszym rozwiązaniem niż tradycyjny obieg faktur kosztowych i innych dokumentów.

A jeśli szukasz nowoczesnych rozwiązań do swojej organizacji to sprawdź nasz system bmp do zarządzania procesami, który pozwala tworzyć spersonalizowane rozwiązania biznesowe.